Parece una obviedad decir que aquellas empresas que sean capaces de explotar toda la información de la que disponen de su actividad (Big Data), serán las que se lleven el gato al agua. Todas las empresas interactuamos diariamente con clientes, proveedores, registramos en algún sistema (aunque sea un Excel) todas nuestras compras y  ventas.

Desmenuzando un poco más, en esas compras que puedo hacer a diferentes proveedores existen factores que voy a usar para decidir a quién compro: precio, plazo de entrega, exclusividad, etc. En ventas, pues poco más o menos lo mismo, desde el artículo que he vendido/ fabricado, unidades e importe, incluso distinguir dentro de la venta los costes internos de externos, qué unidades de negocio han intervenido, qué he gastado de materias primas y subcontrataciones.

Además seguro que registramos de alguna manera cada vez que visitamos a un cliente, cada vez que me llama para comunicarme una incidencia en un trabajo, nuestro contable podría hablarnos de la experiencia de cobro…

Si seguimos desmenuzando… podríamos estar una semana con el detalle de cada gestión realizada, y ese detalle nos llevaría  otros detalles…

Toda esa información, organizada, podría ser nuestro Big Data.

En función de las herramientas que utilicemos para analizar la información, seremos capaces de confeccionar un “book” de fotos de nuestra empresa:

• La empresa
• Nuestras unidades de negocio
• Nuestros clientes
• Nuestros proveedores

Claro está, lo que nos interesa es que esa foto esté lo más actualizada posible, no hay nada más inútil que una información que tengo ahora pero la necesitaba hace una semana.

Entonces:

Gracias a disponer de mi información organizada, vamos a poder estudiar, por ejemplo, qué características tienen nuestros clientes TOP 20, cuáles de esas características también las tienen otros clientes, y a cuáles de esos clientes les falta alguna característica que, si somos capaces de potenciarla (y para eso es indispensable conocerla) podrían ser también TOP.

Otro ejemplo muy interesante es llegar a conocer las desviaciones de coste en los productos que fabrico, y poder estudiarlo desde tipo de cliente, familia de producto o tipo de soporte imprimible que utilizo, entre otros. Sabemos que la velocidad de máquina puede verse afectada por la tirada, por el gramaje o incluso por el tipo de material. Las tintas o el tamaño de la mancha también pueden hacer variar esa velocidad.

Llegar a conocer ésta cuestión se torna indispensable, en el momento en el que mi forma de presupuestar sea en base a fórmulas, como presupuestar en base a millar color o millar plancha.

Pero… ¿Qué puede aportarme el Big data en el día a día?

Todo este estudio de Big Data debería servirnos para saber qué tecla tocar en cada momento, en nuestra labor diaria. Pero tampoco se trata de marear a nuestros colaboradores con cantidad ingente de información, que tuvieran que utilizar en cualquier tarea o gestión a realizar.

Aquí es donde aparece la necesidad de un sistema de gestión, que además de facilitarnos nuestra labor diaria, sea capaz de avisarme de las posibles alertas que previamente hemos estudiado. Se me ocurren muchas, pero estaría muy bien que el sistema me avisara en caso de:

• Si presupuesto en base a fórmula (millar color), me gustaría saber si los costes de fabricación van en consonancia con los valores de la misma, o si estoy perdiendo dinero antes que el cliente me acepte el presupuesto.
• Si he realizado un descuento por pronto pago, que no sea yo el que dilate la creación de esa factura, para poder enviarla al cliente lo antes posible (o que viaje con el producto terminado).
• Cuando presupuestamos, es muy posible que ese trabajo ya lo hayamos realizado, para ese cliente o para cualquier otro. En este caso lo que hacemos es duplicarlo y recalcular sus costes en base a la nueva cantidad. El sistema debe permitirme localizar la mejor opción, no sólo por características del trabajo o tamaños, sino incluso por un dato específico de una subcontratación, una nota de proveedor o lote o por una gestión realizada y reflejada en el CRM. Pero… ¿Qué es un CRM?

Autor: Juan Bayón, consultor sistemas de gestión artes gráficas