¿Cuánto cuesta una reunión eterna?
Una persona desperdicia 31 horas mensuales en reuniones ineficaces. En una empresa de 100 empleados esto, supone un coste inútil de 704.500 € cada año. ¿cuánto cuesta una reunión?
Valoro mucho cada minuto de mi tiempo y el de todos mis colaboradores. No me gusta perder el tiempo –o hacer que los demás lo pierdan- en eternas reuniones sin un objetivo claro y las cuales terminan sin unas conclusiones concretas o unos “próximos pasos” a ejecutar.
Mantener reuniones eficaces no es fácil. Si lo fuese, no existirían cientos de decálogos, informes, libros y hasta formaciones regladas en torno al asunto… o incluso apps, al estilo de Brilliant Meeting de Gamelearn, que mide el impacto que las “buenas” reuniones suponen para una organización -tanto en ahorro de costes como de tiempo-.
Tratar de que cada reunión a la que asistimos o convocamos tienda hacia la eficacia es fundamental de cara al ahorro de costes, a la tasa de productividad de cada empleado, y a la cifra de resultados económicos. Según datos de la propia Gamelearn, basados en el informe Better Business Meetings del Wharton Center for Applied Research, un empleado medio podría estar desperdiciando unas 31 horas mensuales en reuniones ineficaces. Según esos cálculos, una empresa con una plantilla de 100 empleados, con un sueldo bruto medio por empleado de unos 40.000 euros anuales y una jornada laboral de 8 horas al día, y que trabaja una media de 22 días al mes, podría estar asumiendo un coste inútil de unos 704.500 euros cada año. Según el mismo informe, el coste que se deriva de reuniones improductivas podría estar por encima de los 800.000 millones de euros a nivel mundial.
¿De quién es la responsabilidad de que una reunión sea efectiva?
Pues pienso que el mayor peso recae sobre el organizador, pero también que cada participante debe “remar” en pro del buen desarrollo de ese encuentro.
No existe una “receta perfecta”, pero a mí me gusta tener claros una serie de puntos de cara a cada meeting:
- Fijar un objetivo para la reunión, claro y entendible por todos los asistentes, y definido previamente: reunión informativa, de toma de decisión o de networking.
- Definir una agenda y seleccionar el perfil de los asistentes -pocos y cada uno con una responsabilidad concreta en el proceso-.
- Compartir de manera previa con los asistentes la documentación que será manejada en la reunión.
- Elegir de manera adecuada tanto el formato –la tecnología permite mantener reuniones no presenciales- como la duración –intentar bajar de 60 y tender a 45 minutos debería ser la norma-.
- Respetar y exigir puntualidad.
- Dinamizar la reunión –controlar a los que “les gusta escucharse” y activar a los más “callados”-.
- Experimentar con nuevos modelos como el brainstorming silencioso o la técnica que actualmente practico y que consiste en mantener la reunión en pie, sin el apoyo de una mesa o de un conjunto de slides, y utilizando las paredes de la sala como grandes cuadernos donde apuntar ideas sobre las que avanzar –grandes hojas de papel sobre las paredes que luego pueden guardarse o reutilizarse-.
- Buscar la toma de decisiones, y no permitir “la discusión por la discusión”
- Respetar la duración acordada –y hacer que se respete-.
- Plasmar las conclusiones en un documento y compartirlo tras la reunión –y avanzar próximos pasos derivados de esas decisiones –.
#DirectivoDigital
Hoy hemos asistido a la jornada organizada por la CEOE y la Asociación Española de la Economía Digital, "el directivo digital y las transformaciones de las empresas".
- La magia no ocurre dentro de tu zona de confort
- De media no estamos dispuestos a esperar más de una hora a que una empresa nos conteste a una pregunta que le hacemos en redes sociales
- La experiencia es la palabra mágica y será la que haga que te recomienden
- Convertir lo ordinario en extraordinario
- El jefe de pedir perdón, la nueva cultura empresarial
- La innovación es lo que distingue a un líder de un seguidor
- El liderazgo tiene que estar centrado en la motivación de todo el equipo
- Fracasa pronto, fracasa rápido y aprende de la forma más económica
- Tenemos que aprender a estar siempre en beta, ya nada es definitivo
- La transformación digital es una estrategia, un proceso, no un objetivo
- El primer hábito es preguntarse: Si creara ahora mi empresa ¿cómo lo haría?
- Una vez que has respondido, deberías reunir cada 6 meses a los responsables de todos los departamentos para compartir ¿qué nuevas tecnologías existen? ¿hacía dónde va el mercado? ¿hay algún software nuevo que me pueda comer?
- Fundamental dedicar 15 minutos al día para mirar hacia fuera, leer sobre la tecnología que viene y reunirme con emprendedores para no perder nunca el espíritu de startup
- Debo comportarme como mi cliente, ponerme en su lugar y situación. ¿qué le gusta hacer? ¿hace algo mi empresa que le ayude? ¿le hago la vida más fácil a través de su smartphone, del que no se desprende? Descargarme apps y ver lo que a la gente en masas les está gustando. Preguntar a los hijos adolescentes ¿qué les gusta y les motiva?
- Rodearse de las personas adecuadas, como comentábamos, después del CEO, la persona más importante para esta transformación digital es el responsable de RRHH. El será quién consiga fichar gente diferente
- Fomentar mi branding personal en twitter y linkedin. Debo dedicarle 30 minutos al día a ello y eliminar todos los miedos y barreras
- Crear redes sociales internas
- Invertir en formación digital en la empresa así todos estarán alineados en la transformación digital
- Liderar la estrategia digital como directivo
- Acostumbrarse a vivir con la incertidumbre. El cambio es continuo y cada vez más rápido y debemos adaptarnos a el sin que nos suponga un estrés diario
El lenguaje en las relaciones laborales
Otro mensaje es posible a la hora de entender las relaciones laborales
Autor: Jesús Alarcón Fernández. Coach ejecutivo y sistémico CORAOPS.
Me he permitido hacer una aproximación al lenguaje que se utiliza en el mundo del trabajo y tras una mínima profundización he tomado conciencia del largo camino que tenemos por delante como Coaches. Al menos, así lo entiendo yo.
Por empezar por lo más básico, la denominación más extendida de los estudios universitarios relacionados con las personas y las relaciones laborales es la de “Recursos Humanos”. Tan solo he encontrado una Universidad, en Madrid, que haya sustituido esa denominación por la de “Dirección y desarrollo de personas”.
Es frecuente también que en el mundo de la empresa se conceptúe a los empleados como “capital humano” o se haga referencia a ellos como su “mejor activo” o “factor trabajo”. Tanto la palabra “recurso” como estos tres últimos, son términos vinculados al lenguaje financiero, económico o mercantil y de aplicación impropia cuando se habla de personas. Fundamentalmente, porque las posiciona al mismo nivel que otros recursos productivos de la empresa, lo que, a mi juicio, pudiera ser la primera invitación a “gestionar” a las personas de igual manera que al resto de recursos. Y además, este lenguaje despersonaliza, deshumaniza y discrimina a la figura del empresario, como si este, en verdad, no formara parte del colectivo humano de una empresa.
Otra reflexión me ha surgido tras realizar un breve análisis del Estatuto de los Trabajadores y algunos Convenios Colectivos. Merece destacarse el hecho de que el lenguaje que se plasma en las normas básicas que regulan las relaciones laborales evoca un clima de enfrentamiento y rivalidad poco productivo para la convivencia armónica en el seno de las empresas. Y además, potencia la división de las personas entre clase trabajadora y clase empresarial. Y lo que divide, separa.
Se puede destacar que aunque en algunos textos se ha sustituido la denominación “Poder de dirección del empresario”, que sugería la dirección basada en el poder, por la de “Facultades del empresario”, todavía siguen constando un número de obligaciones propias del ejercicio del poder que a unos y a otros les confieren las normas. De una somera lectura de estos textos se puede presumir la desconfianza y la permanente sospecha que la aplicación de la normativa ha trasladado a las relaciones laborales. Hasta el punto que los protagonistas han de vigilarse entre sí, como así se expresa en numerosos artículos.
Algunas frases como: “Inviolabilidad de la persona del trabajador”, “verificación del estado de la enfermedad, “el trabajador debe al empresario la diligencia y colaboración…”posicionan a los protagonistas en un ámbito de desconfianza mutua y recelo permanentes, donde cada parte del contrato debe permanecer en alerta ante el presumible engaño de la otra. Estos ejemplos son solo una mínima parte de lo que se podría descubrir en un análisis detenido de nuestra normativa laboral.
Pudiera ser que todavía las relaciones laborales no puedan ser entendidas de otra manera, pero yo prefiero creer que otro lenguaje es posible.
Un tercer ámbito, igualmente improductivo para las relaciones entre personas, es el lenguaje que utilizan algunos agentes sociales. Los sindicatos más representativos utilizan un lenguaje poco conciliador. Basta con navegar por sus páginas web o escuchar los mensajes que lanzan en sus concentraciones para observar cómo posicionan al colectivo que dicen representar. “Te están quitando tus derechos” “El empleo que nos dan es precario”. Se trata, sin duda, de explicaciones tranquilizadoras donde otros son los responsables de tu destino y de tus problemas. Y esos otros, también son quienes tienen la obligación de solucionarlos. Y lógicamente, del mensaje se puede deducir que si los otros son los responsables de crear empleo, también lo son de su destrucción y de la calidad del mismo. Las organizaciones empresariales de ámbito superior, por su parte, parecen haber admitido ese rol sin percibir cómo quedan posicionados los empresarios ante la sociedad. Humanizar la figura del empresario es responsabilidad de todos, también de las instituciones empresariales.
Así las cosas, ¿por dónde empezamos?, ¿podemos imaginar cómo se entenderían las relaciones laborales si sus normas estuvieran redactadas con otro lenguaje más generativo?, ¿cambiarían los roles de sus protagonistas? Seguro que sí.
En cualquier caso, es gratificante creer que al final de este camino nos aguarda la restauración de valores como la confianza, la comprensión y el compromiso.