Controlar los datos, sistematizar y automatizar, es decir, digitalizar. Si existe en la actualidad una tarea imprescindible para cualquier compañía gráfica -independientemente de su tamaño y capacidad de inversión- esa tarea se llama digitalización. La digitalización es un proceso de evolución constante dentro de la dinámica de negocio que afecta a todas las áreas y procesos que intervienen en el funcionamiento de la actividad de la empresa. 

 

Uno de los principales objetivos que ha de marcar el éxito -por así decirlo- de cualquier proceso de digitalización es el control de los datos que maneja la empresa bajo un estándar de buena calidad del propio dato. Entendiendo por calidad, la correlación que existe entre la cifra y la realidad que representa y transmite. La buena calidad de los datos que proporcionan cualquiera de los departamentos de la empresa gráfica está relacionada con la calidad de ejecución de los procesos productivos y de gestión. Un proceso bien realizado, bien trazado y bien informado en el sistema de gestión necesariamente da como resultado un buen dato. En algunos departamentos es mucho más “sencillo” alcanzar un dato de calidad que en otros departamentos. Por ejemplo, los datos del departamento financiero o de administración pueden ser más sencillos de obtener que los datos del proceso de fabricación, donde muchas veces se combinan múltiples procesos en tiempos relativamente muy ajustados.

 

Como decía antes, una de las claves de mejora en un proceso de digitalización es conseguir un engranaje de flujo de procesos bien trazados e informados en el sistema de gestión que posibiliten datos de calidad. Esta tarea aparentemente sencilla se convierte en un caballo de batalla que a muchas empresas les cuesta verdaderos quebraderos de cabeza, pero es una batalla imprescindible, continua y además no se soluciona exclusivamente con la implementación de tecnología (software y hardware) sino con procesos de relación e interrelación de flujos tanto entre personas como entre maquinaria instalada.

 

Por otra parte, los datos que fluyen en el sistema de gestión han de ser gestionados de forma correcta y con la tecnología adecuada para que puedan ser visualizados en un tiempo útil y analizados por el equipo gerencial y de producción, de tal forma que el final de ese proceso de gestión de los datos sean acciones correctivas, si fueran necesarias. Digamos que uno de los objetivos de la digitalización sería obtener una foto fija, a tiempo real y de calidad de cada una de las áreas de negocio para ver si es necesario retocar alguna parte de esa imagen que nos ofrece con el fin de mejorar la productividad y la rentabilidad del negocio.

 

Gracias a la tecnología del software y a su universalización -no solo las grandes compañías pueden tener acceso a ella como ocurría años atrás- hoy es posible que muchas empresas gráficas puedan disponer de este recurso digital a través de lo que se viene llamando cuadros de mando (business intelligence). Este recurso es, por decirlo de alguna manera, una de las cimas a alcanzar en la cordillera de la digitalización.

 

Los cuadros de mando nos permiten la visualización de cualquier dato que fluya en el sistema con herramientas que permiten el análisis y la medición a tiempo real y de una forma muy amigable y sencilla en cuanto a su usabilidad. Mediante esa capacidad de medir y analizar a tiempo real, los datos pasan de ser una simple cifra a convertirse en conocimiento que, necesariamente bajo el control del equipo profesional, se transforman a su vez en flujos de mejora, control y ajuste de los procesos que intervienen en el negocio gráfico.

 

Para concluir, invitaría a todos los profesionales de la industria de la impresión y la comunicación gráfica a que valoren la gran importancia que los sistemas de gestión tienen en la digitalización y les animaría a desarrollar una cultura de la tecnología acorde con las necesidades de la empresa del siglo XXI.

Francisco Pérez, director de Palmart Sofware