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Estrenamos Sección FAQ: Protección de Datos y Relaciones Laborales

A partir de ahora, de forma regular, publicaremos en esta nueva sección, las preguntas más frecuentes sobre los temas que más interés despiertan entre nuestros asociados. Lo incluiremos en la sección Consultoría Jurídico Laboral  y podrás participar haciéndonos saber cuáles son los temas que te gustaría que tratásemos. Una nueva forma de que estés al corriente de todo lo que puede ayudarte en el día a día de tu actividad ¡EMPEZAMOS!

Estamos comprometidos con ofrecerte herramientas y conocimientos que faciliten tu trabajo diario como empresario.

Por ello, hemos preparado, en esta ocasión, un documento que responde a las preguntas más frecuentes en materia de protección de datos y relaciones laborales , un tema esencial para el cumplimiento normativo y la gestión eficaz de sus equipos.

Este documento está diseñado para ayudarte a:

• Resolver dudas habituales en relación con la normativa de protección de datos.
• Abordar cuestiones clave en las relaciones laborales de manera ágil y eficaz.
• Contar con una guía práctica que refuerce su gestión empresarial.

PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA PROTECCIÓN DE DATOS EN LAS RELACIONES LABORALES.
Documento elaborado sobre la base de la guía publicada por la Agencia Española de Protección de Datos.

1. ¿Qué tipo de información se considera "dato personal" en el ámbito laboral?
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) define un dato personal como "toda información relativa a una persona física identificada o identificable". En el contexto laboral, esto incluye una amplia gama de información, como:

• Información básica: Nombre, apellidos, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, domicilio, información de contacto, etc.
• Información laboral: Formación, experiencia profesional, puesto de trabajo, salario, datos de rendimiento, etc.
• Información de salud: Historial médico, resultados de exámenes médicos, información sobre enfermedades o discapacidades, etc.
• Información financiera: Número de cuenta bancaria, datos fiscales, etc.
• Otra información: Opiniones, evaluaciones, creencias religiosas, afiliación sindical, etc.

También se consideran datos personales las evaluaciones y apreciaciones que hagan referencia a personas concretas.

2. ¿En qué casos es legal que un empleador trate los datos personales de sus empleados?
El tratamiento de datos personales por parte del empleador es lícito en los siguientes casos:

• Para la ejecución de un contrato: Cuando el tratamiento sea necesario para la ejecución del contrato de trabajo o para aplicar medidas precontractuales a petición del trabajador.
• Para el cumplimiento de una obligación legal: Cuando el tratamiento sea necesario para cumplir con las obligaciones legales del empleador, como la cotización a la Seguridad Social, las obligaciones tributarias, el registro de jornada, etc.
• Para la satisfacción de intereses legítimos: Cuando el tratamiento sea necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el empleador o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del trabajador.
• Con el consentimiento del trabajador: En algunos casos, el tratamiento de datos puede basarse en el consentimiento explícito del trabajador, como para el envío de comunicaciones comerciales o para la publicación de fotos en la intranet de la empresa.

Es importante destacar que el consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco.

3. ¿Qué límites existen al tratamiento de datos personales durante el proceso de selección?
Durante el proceso de selección, el tratamiento de datos personales se basa en la necesidad de aplicar medidas precontractuales a petición del candidato. Sin embargo, existen límites a la información que la empresa puede solicitar:

• No se pueden solicitar datos que no sean necesarios para la evaluación de la candidatura. Por ejemplo, no es legal solicitar un certificado de antecedentes penales salvo en casos excepcionales previstos por la ley.
• No se puede obligar a la persona candidata a proporcionar acceso a sus perfiles en redes sociales. La empresa no puede solicitar "amistad" al candidato para acceder a información privada.
• Las preguntas en la entrevista de trabajo deben limitarse a aspectos relacionados con el puesto de trabajo. No se pueden hacer preguntas sobre la vida privada del candidato o sobre sus creencias religiosas, políticas o sindicales.

4. ¿Qué derechos tienen las personas trabajadoras en relación con la protección de sus datos personales?
Tienen los siguientes derechos en relación con la protección de sus datos personales:

• Derecho de acceso: derecho a obtener confirmación de si se están tratando o no sus datos personales y, en caso afirmativo, a acceder a los mismos.
• Derecho de rectificación: derecho a solicitar la rectificación de sus datos personales si son inexactos o incompletos.
• Derecho de supresión ("derecho al olvido"): derecho a solicitar la supresión de sus datos personales en determinadas circunstancias, como cuando ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos o cuando el trabajador retire su consentimiento.
• Derecho a la limitación del tratamiento: derecho a solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias, como cuando se impugne la exactitud de los mismos.
• Derecho a la portabilidad de los datos: derecho a recibir los datos personales que le incumban en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable del tratamiento.
• Derecho de oposición: derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias, como cuando el tratamiento se base en el interés legítimo del empleador.
• Derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas: derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos jurídicos en él o le afecte significativamente de modo similar.

5. ¿Qué medidas debe tomar la empresa para garantizar la seguridad de los datos personales de sus empleados?
La empresa debe implementar medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la seguridad de los datos personales de sus empleados, incluyendo:

• Control de acceso a los datos: limitar el acceso a los datos a las personas autorizadas.
• Cifrado de los datos: proteger los datos confidenciales mediante técnicas de cifrado.
• Copias de seguridad: realizar copias de seguridad periódicas de los datos para evitar su pérdida.
• Protocolos de seguridad: establecer protocolos de seguridad para la gestión de los datos.
• Formación del personal: formar al personal sobre la importancia de la protección de datos.

6. ¿Es legal que la empresa monitorice la actividad de las personas en el trabajo?
La empresa puede adoptar medidas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por parte de los trabajadores de sus obligaciones laborales, pero siempre respetando su dignidad humana. Habrá que atender también al contenido del protocolo que las empresas han de tener al respecto, pero en general se ha de tener en cuenta lo siguiente.
La implantación de estas medidas requiere un análisis de proporcionalidad:

• Idoneidad: la medida debe ser adecuada para conseguir el objetivo propuesto.
• Necesidad: no debe existir otra medida menos intrusiva que sea igualmente eficaz.
• Proporcionalidad: los beneficios de la medida deben ser mayores que los perjuicios para los derechos del trabajador.

7. ¿Qué requisitos debe cumplir la empresa para implantar sistemas de videovigilancia en el lugar de trabajo?
La empresa debe cumplir con los siguientes requisitos para implantar sistemas de videovigilancia:

• Informar a las personas trabajadoras: se les debe informar sobre la existencia del sistema de videovigilancia, su finalidad y sus derechos.
• Instalar las cámaras en lugares visibles: las cámaras deben instalarse en lugares visibles y señalizarse adecuadamente.
• Limitar la grabación a las zonas comunes: no se pueden grabar las zonas privadas, como los aseos o los vestuarios.
• Conservar las imágenes durante un plazo limitado: las imágenes sólo se pueden conservar durante el tiempo necesario para la finalidad del tratamiento.
• Implementar medidas de seguridad: se deben implementar medidas de seguridad para evitar el acceso no autorizado a las imágenes.

8. ¿Qué normas se aplican al tratamiento de datos de salud en el ámbito laboral?
El tratamiento de datos de salud en el ámbito laboral está sujeto a una protección especial.
Los principios básicos son:

• Principio de finalidad: los datos sólo pueden ser tratados para fines de medicina preventiva o laboral, evaluación de la capacidad laboral, diagnóstico médico, prestación de asistencia o tratamiento sanitario o social, o gestión de los sistemas y servicios de asistencia sanitaria y social.
• Principio de minimización: sólo se pueden tratar los datos que sean estrictamente necesarios para la finalidad del tratamiento.
• Principio de confidencialidad: los datos deben ser tratados de forma confidencial y no pueden ser revelados a terceros sin el consentimiento del trabajador.

Es importante destacar que el empleador no tiene derecho a conocer los detalles concretos del reconocimiento médico, sino únicamente la conclusión, es decir, si el trabajador está o no en condiciones psicofísicas de reincorporarse a su puesto de trabajo

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